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Autor: Admin
Vistas: 130
Hora: 20:11:05 | 4 años hace

Cómo organizar los documentos en una oficina


Aunque ahora estamos centrados en torno a hacer todo a través de Internet y el almacenamiento de archivos en el equipo, todavía hay algunos casos en que sea necesario para mantener la documentación presentada en su oficina. Para los documentos importantes, tales como los contratos firmados, se debe mantener una copia en la mano. Cuando reciba el correo importante, puede muy bien destruir (aunque se puede escanear en el equipo). Si usted desarrolla un sistema de archivo para facilitar su consulta en la oficina, usted no se sentirá tan abrumado por el papeleo.

Compre un par de cajas de carpetas de archivos (marrón claro) y un par de cajas grandes de carpetas de archivos de suspensión (bosque generalmente de color verde). Ambos elementos están relacionados en "Recursos" a continuación.

Inserte dos pequeñas cajas de plástico de archivos en el escritorio (uno a favor y otro para el exterior). Aquí es donde usted pone todo lo que tiene que ser abordado de inmediato. Por otra parte, inserte un correo en su escritorio donde se puede colocar el correo que acaba de llegar y el correo electrónico que se envió ese día.


Comprar un pequeño archivo personal de caja si la unidad ya está integrado en el escritorio. Un archivo CAB dos niveles bien para una pequeña oficina, pero si usted trabaja en una oficina con más personas, usted puede decidir ir con el archivo de cuatro niveles estándar.

Decida cuáles son las piezas más importantes de los documentos que recibe regularmente. Por ejemplo, si ejecuta una edición de libros de negocios, que se va a recibir y enviar facturas, órdenes de compra, devoluciones, nuevo autor medios de comunicación y los contratos de libros deal. Etiquetar las carpetas de archivo para colgar verdes de estas categorías. Alfabetizar y luego entrar en la sección que divide las carpetas dentro de su archivo.

Carpetas de archivo de las subsecciones estándar dentro de cada categoría. En nuestro ejemplo, la edición de libros, que tendría un archivo con el nombre de cada distribuidor que envía regularmente órdenes de compra, y un archivo con el nombre de cada autor potencial que le envía una presentación.

Compra y entrar en una pared de soporte de archivos cerca de su escritorio (ver "Recursos" para un ejemplo). Este será el lugar donde poner todos los documentos que desee leer o llegar más tarde esta semana, pero no tienen el tiempo para hacer frente en este momento.

Coloque una caja de cartón cerca o debajo del escritorio. Esto destruirá su caja. Todo el spam y otros objetos innecesarios que contienen información personal (nombre, dirección, números de cuenta y similares) irán en este cuadro de la trituradora.

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